Geschreven door | Jan 1, 1970 12:00:00 AM
Hook
Automatiseer 80%. Orkestreer de 20% uitzonderingen met harde guardrails — sneller closen, minder risico, nul vergader-circus.
Waarom ‘edge cases’ je marge opeten
Afwijkende kortingen, bijzondere clausules en twijfelachtige kredietwaardigheid vertragen vooral bij MKB’s het closen van deals. Elke uitzondering vraagt schakelen tussen sales, finance en legal. Gevolg: langere doorlooptijden, korting‑lekkage en hoger risico. Exception Playbooks combineren AI-detectie met workflow‑automatisering en een human‑in‑the‑loop op de echte uitzonderingen.
Wat is een Exception Playbook?
Een Exception Playbook is een reeks if/then‑regels en AI‑controles die edge cases vroegtijdig herkennen en direct routeren naar de juiste beslisser, met vooraf ingestelde guardrails (kortingslimieten, standaardclausules, kredietdrempels). 80% van de cases loopt straight‑through; de 20% uitzonderingen krijgen een snelle, traceerbare beoordeling met SLA’s en audit trail.
Meetbare impact met data
1) Prijsafwijkingen en margebewaking: McKinsey toont dat 1% prijsverbetering gemiddeld ~8% meer operationele winst oplevert. Guardrails op korting en bundels voorkomen ‘leakage’. CPQ/orkestratie versnelt bovendien het offerteproces; Aberdeen rapporteert ~28% kortere salescycli bij best‑in‑class CPQ-gebruik.
2) Contractclausules en juridische risico’s: De vaak aangehaalde LawGeex‑studie liet zien dat AI NDA’s met 94% nauwkeurigheid beoordeelde versus 85% bij juristen, en dat in 26 seconden versus 92 minuten. Standaard fallbackteksten voor niet‑kritieke clausules reduceren herwerk en vergader‑circus.
3) Kredietchecks en DSO: PwC’s Working Capital‑studies laten structurele verbeterpotentie van 5–10 DSO‑dagen zien via betere processen en tooling. Intrum rapporteert dat late payments wijdverspreid zijn en MKB’s onevenredig raken; automatische kredietchecks plus aangepaste betalingsvoorwaarden verlagen risico en versnellen cash‑in.
Praktisch: zo werkt het in je MKB‑stack
- Detectie: AI herkent in HubSpot/CRM prijsafwijkingen, ontbrekende PO’s, risicovolle clausules of kredietsignalen.
- Orkestratie: Make/Zapier start een exception‑flow richting finance of legal met context (dealwaarde, afwijking, guardrails).
- Beslissing: Menselijke goedkeuring alleen waar nodig, met SLA’s (bijv. 4 werkuren).
- Vastlegging: Automatische audit trail, besluitlogging en terugschrijven naar CRM/ERP (Exact/AFAS).
- Leren: Metrics per uitzondering (doorlooptijd, hit‑rate, uplift) voeden je playbooks.
Samengevatte benefits
- Kortere doorlooptijd: AI herkent uitzonderingen en routeert direct naar de juiste beslisser.
- Betere margebewaking met AI‑guardrails op korting, prijs en bundels.
- Minder juridische risico’s via automatische clausule‑screening en standaard fallbackteksten.
- Lagere DSO en minder kredietrisico door automatische kredietchecks en aangepaste betalingsvoorwaarden.
- Transparantie en compliance: SLA’s, audit trail en meetbare doorlooptijden per uitzondering.
- Schaalbaar met bestaande MKB‑stack (HubSpot/Exact/AFAS/Make/Zapier) zonder big‑bang IT.
Rekenvoorbeeld voor een MKB
- Omzet €20M, brutomarge 20%. Een 1% prijsverbetering (via strakkere korting‑guardrails) levert ~€200k extra brutowinst op en vertaalt zich vaak in ~8% hogere operationele winst (McKinsey).
- DSO −7 dagen (via kredietchecks en slimme betaalvoorwaarden) bevrijdt ~€383k aan werkkapitaal (20.000.000 / 365 × 7).
- Contractreview: als 40 NDA’s/maand gemiddeld 45 minuten besparen, win je ~30 uur/maand aan juristentijd voor echte risico’s.
Implementeren in 30 dagen
- Week 1: Scopedetectie en KPI’s (SLA’s, DSO‑target, max. korting per segment).
- Week 2: Playbook‑MVP voor 1 scenario (bijv. prijsafwijking >5%), inclusief fallbackteksten.
- Week 3: Connectors met HubSpot/Exact/AFAS en Make/Zapier; logging en notificaties.
- Week 4: UAT, guardrails finetunen, go‑live en dashboarding.
Lees de uitklapbare gids met stappenplan: https://www.soundsclear.nl/post/de-gids-voor-het-implementeren-van-ai-automatisering-in-je-workflow?utm_source=openai
Waarom dit werkt zonder big‑bang IT
Je hergebruikt je huidige systemen. AI wordt ingezet voor classificatie en signalering; beslissingen met financieel of juridisch gewicht blijven bij mensen, maar alleen op echte uitzonderingen. Dat verkort de wachttijd en vergroot de voorspelbaarheid zonder zware ERP‑ingrepen.
Bronnen
- McKinsey – The power of pricing: https://www.mckinsey.com/capabilities/growth-marketing-and-sales/our-insights/the-power-of-price
- Aberdeen Group – CPQ/Best‑in‑Class sales performance (verkorte referentie): https://www.aberdeen.com/
- LawGeex – AI vs. Lawyers NDA Study (2018): https://www.lawgeex.com/resources/aistudy
- PwC – Working Capital Study (2023/24): https://www.pwc.com/gx/en/services/deals/working-capital.html
- Intrum – European Payment Report (2024): https://www.intrum.com/publications/european-payment-report/
- McKinsey – Automation at scale: https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/automation-at-scale
Conclusie
Exception Playbooks laten MKB’s sneller en met minder risico deals sluiten door 80% van de standaardcases te automatiseren en de 20% echte uitzonderingen strak te orkestreren met guardrails. De combinatie van AI‑detectie, menselijk oordeel waar het telt en een lichte integratie met je bestaande stack levert aantoonbare winst op: kortere doorlooptijd, betere marge, lager kredietrisico en volledige compliance.