De meeste MKB-bedrijven zijn niet bezig met “meer tools”, maar met sneller en slimmer werken. Juist daar bieden AI-workflows een doorbraak: ze verbinden je bestaande systemen, nemen repetitieve taken over en borgen kwaliteit in elke stap van je proces. Het resultaat: kortere doorlooptijden, minder fouten en lagere kosten. Onderzoek laat zien dat kenniswerkers tot 58% van hun tijd kwijt zijn aan ‘work about work’ (coördineren, zoeken, updaten). Dat is precies het terrein waar AI-workflows direct waarde ontsluiten.
AI-workflows zijn geautomatiseerde ketens van acties die data uitwisselen tussen systemen (bijv. CRM, ERP, e-mail), beslissingen nemen op basis van regels én AI-modellen, en zo handmatige stappen terugdringen. Denk aan: factuurcontrole, ordermatching, offerte-opmaak, klantenservice-triage of voorraadprognoses. Belangrijk: technologie volgt het proces. Een solide procesontwerp – met focus op bottlenecks, doorlooptijd en foutreductie – is de basis. Dat sluit aan bij bewezen procesoptimalisatieprincipes zoals beschreven door Optilon: start bij het doel, breng je waardestroom in kaart en optimaliseer end-to-end, niet alleen lokaal.
Waarom nu versnellen? Generatieve AI voegt intelligentie toe aan automatisering: het kan ongestructureerde input (mail, PDF, notities) begrijpen, samenvatten en besluitvorming ondersteunen. McKinsey schat de jaarlijkse economische potentie van generatieve AI op 2,6–4,4 biljoen dollar, vooral door productiviteitswinst in functies zoals sales, customer service en softwareontwikkeling. Praktische experimenten laten zien dat routinematig schrijfwerk tot 40% sneller kan met behoud of verbetering van kwaliteit.
Customer service: AI triageert inkomende e-mails, vat samen, stelt antwoordvoorstellen op en routeert naar de juiste queue; medewerkers accorderen of verrijken. Finance: AI leest inkoopfacturen, matcht met bestellingen, signaleert afwijkingen en bereidt boekingsregels voor. Sales: AI genereert gepersonaliseerde offertes op basis van CRM-gegevens en standaardtemplates, inclusief samenvatting van klantbehoeften uit call-notes. In al deze gevallen daalt de afhandeltijd per item en neemt de outputconsistentie toe.
AI-workflows zijn geen hype, maar een praktische versneller van procesoptimalisatie. Door eerst je processen te begrijpen (Optilon’s uitgangspunt), en vervolgens slim te automatiseren met regels, koppelingen en generatieve AI, realiseer je als MKB meetbare winst: lagere kosten, hogere productiviteit en betere klantervaringen. Begin klein met een duidelijke businesscase, meet het effect en schaal wat werkt – zo bouw je stap voor stap een wendbare, datagedreven organisatie.