Geschreven door | Jan 1, 1970 12:00:00 AM
Header: Niet je verkoop is het probleem—je handover is dat. Automatiseer de eerste 48 uur na ‘closed‑won’: AI maakt werkbon, plant resources en verstuurt voorschotfactuur. Geen nieuw ERP nodig, wel lagere doorlooptijd en minder rework.
Waarom MKB-servicesbedrijven marge verliezen in de overdracht
De meeste MKB‑servicesbedrijven verliezen marge en snelheid tussen ‘closed‑won’ en start uitvoering. Contractdata raken versnipperd, werkorders worden handmatig aangemaakt en de voorschotfactuur wacht op iemand die tijd heeft. Ondertussen loopt de doorlooptijd op en blijft cash op de bank van de klant. Onderzoek van Atradius laat zien dat DSO in West‑Europa gemiddeld tussen de 40 en 50 dagen ligt—elke dag vertraging in je handover schuift je cash nog verder naar rechts (Atradius Payment Practices Barometer 2024). Combineer dit met het feit dat volgens Gartner organisaties die hyperautomation toepassen hun operationele kosten met circa 30% kunnen verlagen door processen te herontwerpen en te automatiseren (Gartner, 2020–2024) en je ziet waarom de eerste 48 uur na dealbeslissing kritiek zijn.
Wat is een Sales‑to‑Delivery OS
Een Sales‑to‑Delivery Operating System is geen nieuw ERP, maar een dunne automatiseringslaag over je bestaande MKB‑stack (bijv. HubSpot/Exact/AFAS) die met Make/Zapier en LLM‑prompts de overdracht orkestreert. Het ‘leest’ de gesloten deal, verrijkt hiaten (scope, SLA’s, tarieven), maakt gestandaardiseerde werkbonnen, plant resources op basis van skills en beschikbaarheid en triggert (voor)facturatie. AI‑aangedreven procesontdekking helpt de juiste varianten te herkennen zonder maanden aan workshops—een aanpak die volgens Dataconomy de RPA‑doorlooptijd versnelt en de valkuil van big‑bang‑IT vermijdt (Dataconomy, 2024).
Snellere time‑to‑delivery: van deal naar uitvoer
De praktische winst zit in doorlooptijd. McKinsey schat dat in 60% van beroepen minstens 30% van activiteiten te automatiseren is—juist de repetitieve stappen in intake, planning en documentcreatie (McKinsey Global Institute, 2017). In de praktijk ziet een MKB‑workflow er zo uit: na ‘closed‑won’ genereert AI taken en checklists per deliverable, vult ontbrekende velden in (bijv. contractduur, opzegtermijn), koppelt templates en publiceert direct een werkorder. Teams starten binnen uren i.p.v. dagen. Bedrijven die hyperautomation combineren met procesherontwerp realiseren volgens Gartner substantiële opex‑reducties; in services vertaalt dat zich vooral in kortere doorlooptijden en hogere throughput.
Minder faalkosten: automatisch valideren en verrijken van contractdata
Faalkosten in services komen vaak voort uit onvolledige of ambiguë scope. AI kan contractdata en offertebijlagen crosschecken: zijn SLA‑vensters, prijzen, indexaties en uitzonderingen consistent? Ontbrekende velden worden voorgesteld op basis van eerdere projecten. Dataconomy beschrijft hoe AI‑gedreven procesontdekking knelpunten zichtbaar maakt voordat je automatiseert—waardoor rework afneemt en de kwaliteit van je ‘happy path’ stijgt (Dataconomy, 2024). Minder correctierondes betekent minder uren zonder facturabele output.
Betere cashflow: (voor)factuur en mijlpaal‑facturatie op dag 1
Cash volgt pas als je factureert. E‑facturatie en AR‑automatisering verkorten de cyclus aantoonbaar: The Hackett Group laat zien dat topperformers de factuurcyclus terugbrengen van circa 10 naar 3 dagen en de kosten per factuur reduceren van >$10 naar ~$2 (Hackett, 2023). Billentis rapporteert 60–80% kostenbesparing door e‑invoicing en een significant kortere doorlooptijd (Billentis, 2019). Door op ‘closed‑won’ automatisch een voorschotfactuur (of eerste mijlpaal) uit te sturen, verklein je DSO direct—relevant in een markt waar DSO standaard rond 40–50 dagen ligt (Atradius, 2024).
Naadloze RevOps‑sturing: van pipeline naar marge per project
Met een Sales‑to‑Delivery OS krijgt RevOps end‑to‑end zichtbaarheid: elke deal wordt een project met budget, resourceplan, taken en forecasted marge. Doorzetting naar finance gebeurt via dezelfde datalaag, zodat prijsafspraken en indexaties consequent toegepast worden. KPI’s als quote‑to‑cash‑doorlooptijd, first‑time‑right percentage en marge‑erosie per project worden stuurinformatie in plaats van achterafrapportage. Dit is precies de belofte van RevOps—één operatiemodel van marketing en sales tot operatie en finance.
Minder handwerk en rework: standaardiseren zonder log ERP
Standardiseer waar mogelijk, differentieer waar het loont. Templates voor SOW, werkbon en checklists vangen 80% van de varianten; AI‑prompts zorgen voor contextspecifieke invulling. Zapier rapporteert dat een grote meerderheid van werknemers repetitief werk automatiseerbaar vindt en dat automatisering tijd vrijspeelt voor waardevollere taken (Zapier, 2021). Voor MKB‑teams betekent dit: minder tab‑hoppen, minder dubbelklikken, minder kopieer‑plakfouten—en dus minder rework.
Snelle implementatie met je bestaande MKB‑stack
Geen big‑bang ERP. Koppel HubSpot (dealdata), Exact/AFAS (facturatie/boekingen) en een orkestlaag (Make/Zapier) met LLM‑prompts voor valideren en genereren. Een praktijkpatroon:
- Trigger: Deal = closed‑won in CRM
- AI‑verrijking: scope, SLA, tarieven, ontbrekende velden
- Werken: Genereer werkorders, taken, checklists en documentatie
- Planning: Wijs resources toe op skills/beschikbaarheid
- Finance: Maak (voor)factuur/mijlpaal aan in Exact/AFAS, verzend e‑factuur
- Governance: Goedkeuringsflow en auditlog; dashboards met marge en DSO
Implementaties starten klein (één productized service) en schalen via herbruikbare templates binnen weken, niet maanden.
Samenvatting van de voordelen
- Snellere time‑to‑delivery: deals automatisch naar taken, checklists en resourceplanning
- Minder faalkosten: AI controleert contractdata en vult ontbrekende velden aan
- Betere cashflow: automatische (voor)facturen en mijlpaal‑facturatie verlagen DSO
- Naadloze RevOps‑sturing: end‑to‑end zicht van deal naar uitvoering en marge per project
- Minder handwerk en rework: gestandaardiseerde werkbonnen en goedkeuringsflows
- Snelle implementatie: werk met HubSpot/Exact/AFAS + Make/Zapier + LLM‑prompts
Bronnen (data en achtergrond)
- Dataconomy (2024): Versnellen van de RPA‑implementatie in 2025 – https://nl.dataconomy.com/2024/12/24/versnellen-van-de-rpa-implementatie-in-2025-hoe-ai-aangedreven-procesontdekking-het-automatiseringsspel-zal-veranderen/
- Gartner (2020–2024): Hyperautomation verlaagt opex tot 30% (voorspelling) – https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases
- McKinsey Global Institute (2017): 60% van beroepen heeft ≥30% automatiseerbare activiteiten – https://www.mckinsey.com/featured-insights/mckinsey-global-institute
- The Hackett Group (2023): Purchase‑to‑Pay Performance – kosten/cycletijd factuur – https://www.thehackettgroup.com/insight/2023-purchase-to-pay-performance-study/
- Billentis (2019): E‑Invoicing/E‑Billing Report – 60–80% kostenbesparing – https://billentis.com
- Atradius (2024): Payment Practices Barometer Western Europe – DSO‑bandbreedte – https://atradius.nl/reports/
- Zapier (2021): State of Business Automation – https://zapier.com/blog/automation-statistics/
Conclusie: waarde in dagen, niet in maanden
Een Sales‑to‑Delivery OS levert tastbare waarde binnen dagen: snellere start na ‘closed‑won’, minder fouten en directere facturatie. Door AI‑verrijking en workflow‑automation te stapelen op je bestaande CRM en boekhouding, combineer je RevOps‑sturing met operationele wendbaarheid—zonder het risico en de kosten van een ERP‑migratie. De data is duidelijk: organisaties die processen herontwerpen en automatiseren winnen tijd, verlagen faalkosten en verbeteren cashflow. Voor het MKB is dat het verschil tussen doorgroeien en stilstaan.