Published on: januari 01,1970
3 Minutes
Lightweight process mining voor RevOps in het MKB: van CRM/ERP‑events naar een automatiserings‑backlog
Hook: Stop met brainstorms—laat je data je proces tekenen
Eén week logdata = je volgende 90 dagen automation‑roadmap.
Waarom MKB’s hier nú mee winnen
Veel MKB’s tekenen hun lead‑to‑cash op het whiteboard. In de praktijk loopt het proces anders: deals hoppen terug in stages, offertes wachten op data, facturen blijven hangen. Dat kost tijd en marge. Lightweight process mining gebruikt event‑logs uit je bestaande systemen (HubSpot/Exact/AFAS) om het échte proces te tekenen, knelpunten te kwantificeren en een ROI‑geprioriteerde automatiserings‑backlog te bouwen—zonder big‑bang IT.
Wat is ‘lightweight’ process mining precies?
In plaats van zware enterprise‑implementaties gebruik je exports of API‑pulls van kerngebeurtenissen:
- CaseID (deal/order/factuur), activiteit (bijv. Deal stage changed, Quote sent, Invoice posted), timestamp, eigenaar, bedrag, kanaal.
- Tools: CSV‑export of API, eenvoudige ETL (bijv. Google Sheets/BigQuery), een miner of diagram in BI (Disco/Power BI/Process Advisor), en automatisering via Make/Zapier/Power Automate.
Binnen één week heb je een gevalideerde proceskaart, variant‑analyse, doorlooptijden en rework‑lussen. Dat is genoeg om de top 10 knelpunten te prioriteren op basis van volume × frictie × waarde.
De businesscase: aantoonbare RevOps‑impact
- Snellere lead‑opvolging verhoogt conversie. Onderzoek in Harvard Business Review toont dat binnen 5 minuten opvolgen leads 21× vaker kwalificeert dan later reageren (The Short Life of Online Sales Leads, HBR). Door event‑data te gebruiken om wachttijden tussen MQL → eerste contact te meten, kun je gerichte SLA‑alerts en auto‑routing inrichten.
- Minder administratieve verspilling. Verkopers besteden gemiddeld slechts 28% van hun tijd aan verkopen (Salesforce, State of Sales, 5e editie). Met mining vind je waar data‑rework en dubbele invoer ontstaan (bijv. ontbrekende BTW‑velden of onvolledige adresdata) en automatiseer je validaties en verrijking.
- Sneller van order naar cash en lagere DSO. APQC rapporteert een mediane Days Sales Outstanding van ~38 dagen, terwijl top performers rond ~27 dagen zitten (APQC, Metric of the Month: DSO). Door knelpunten zoals ‘invoice created → invoice sent’ en ‘dispute opened → resolved’ te verkorten, pak je directe cashflow‑winst.
- Hard ROI‑bewijs. Forrester’s Total Economic Impact‑studie over Celonis laat een meervoudige ROI en snelle terugverdientijd zien (Forrester TEI). Dat patroon zien we ook in MKB‑settings: de kosten van lichte tooling en enkele automatiseringen wegen vaak binnen kwartalen op tegen de baten van minder leakage en snellere doorlooptijden.
Van CRM/ERP‑events naar een ROI‑geprioriteerde backlog
Zo pak je het pragmatisch aan:
1) Scope: kies één waardestroom (bijv. softwareabonnementen of projectverkopen) en definieer de caseID (deal/order) en kernactiviteiten (create, stage‑change, quote, sign, invoice, payment).
2) Datapull: exporteer 6–12 weken events uit HubSpot/Exact/AFAS. Verrijk met eigenschappen (owner, segment, kanaal, bedrag, productlijn).
3) Mining: genereer een proceskaart, bereken varianten en doorlooptijden, identificeer rework en wachtrijen. Focus op ‘happy path’ vs. top 3 afwijkingen.
4) Kwantificeer impact: voor elk knelpunt schat je volume (aantal cases), frictie (extra minuten/dagen, rework‑ratio) en waarde (ARR, marge, DSO‑impact). Score = volume × frictie × waarde.
5) Backlog: formuleer automations per knelpunt (triage, routing, validaties, herinneringen, dunning) met acceptatiecriteria en meetbare KPI‑targets.
6) 90‑dagen roadmap: plan low‑lift acties eerst (Make/Zapier/Power Automate), daarna structurele fixes (data‑modellering, integraties).
Concrete quick wins voor MKB RevOps
- Lead‑triage op basis van intent‑events: route MQL’s met hoog bedrag of korte time‑to‑close direct naar senior reps; zet 5‑min SLA met mobiele push.
- Quote‑flow zonder lek: auto‑genereren van offertes bij stage‑change, inclusief product‑validaties; reminders naar klant en sales bij 48 uur inactief.
- Order‑to‑invoice straight‑through: automatische contract‑checklist voordat een order wordt geboekt; factuur‑creatie en verzending getriggerd door ‘deal won’.
- Slimme dunning: dynamische aansturing van betaalherinneringen op basis van risicoprofiel en eerdere responstijden; escalatie naar telefoon bij 2e mislukte poging.
- Datakwaliteit bij de bron: real‑time validaties (btw‑nummer, IBAN, adres) en deduplicatie bij ‘company created’ om rework te reduceren.
Meten is weten: baseline en before/after
Leg een nulmeting vast vóór je automatiseert:
- Doorlooptijd per stap: MQL → eerste contact, proposal → sign, invoice → payment.
- Conversies per stage en variant: waar lekt het?
- Rework‑ratio’s: percentage deals dat terugvalt naar eerdere stage.
- DSO en percent overdues: cashflowindicatoren.
Na implementatie vergelijk je dezelfde KPI’s over 4–8 weken. Visualiseer winst in dashboards (bijv. Power BI) en koppel deze aan businessresultaten (winrate, ACV, cash in). Dit maakt opschaling en extra investeringen verdedigbaar.
Samengevatte voordelen (bulletpoints)
- Sneller van lead‑to‑cash door het gericht oplossen van knelpunten met hoogste impact.
- Directe RevOps‑winst: minder leakage tussen marketing, sales en finance.
- Prioritering op ROI: automation‑backlog op basis van volume × frictie.
- Snellere AI‑implementatie: concrete use‑cases uit je eigen eventdata (triage, routing, validaties).
- Meetbaar verbeteren: baseline en before/after KPI’s (doorlooptijd, winrate, DSO).
- Low‑lift start: exports uit HubSpot/Exact/AFAS + Make/Zapier; geen big‑bang IT nodig.
Hoe je morgen start
- Data: exporteer events uit HubSpot (deals & activities) en Exact/AFAS (orders, facturen, betalingen).
- Tooling: laad in een lichte miner of BI‑flow en koppel Make/Zapier voor 2–3 quick wins.
- Workshop: 2 uur met sales, finance en operations om de top 10 knelpunten te scoren en de 90‑dagen backlog te bepalen.
Conclusie
MKB’s hoeven geen maandenlange trajecten te starten om RevOps te verbeteren. Met lightweight process mining op basis van HubSpot/Exact/AFAS‑events teken je binnen een week het echte proces, bewijs je waar tijd en marge weglekken en zet je een 90‑dagen automation‑roadmap op die meetbaar waarde toevoegt. De combinatie van harde data (doorlooptijd, rework, DSO), pragmatische tooling en ROI‑gedreven prioritering zorgt voor snellere besluitvorming, betere cashflow en hogere winrates—zonder big‑bang IT.
Bronnen
- Harvard Business Review – The Short Life of Online Sales Leads: https://hbr.org/2011/03/the-short-life-of-online-sales-leads
- Salesforce – State of Sales (5e editie): https://www.salesforce.com/resources/research-reports/state-of-sales/
- APQC – Metric of the Month: Days Sales Outstanding: https://www.apqc.org/
- Forrester Consulting – The Total Economic Impact of Celonis: https://www.celonis.com/forrester-tei/
- Aanvullende context: https://processmind.com/nl/lp/procesverbetering?utm_source=openai
Leave a Reply